Jak powinien zareagować pracownik, który dostałby pismo o treści jak poniżej?
Uprzejmie proszę o podanie ogólnych informacji, czy są Państwo członkami jakiegoś Kościoła lub związku religijnego, jeśli tak, to należy wskazać ten Kościół lub związek wyznaniowy (należy ogólnie wskazać bez danych personalnych osób, do których Kościołów lub związków wyznaniowych państwo przynależą). Informacja ta jest potrzebna do wszczęcia procedury zmierzającej do zmiany Regulaminu Pracy.
Pracownicy Sądu Okręgowego w Toruniu, dla których zwierzchnikiem służbowym jest prezes sądu (asystenci i specjaliści OZSS) otrzymali podobne pismo. Wymieniało ono jednak inną cechę osobistą z tego samego przepisu RODO – przynależność do związku zawodowego. Dokładnie brzmi ono tak:
Uprzejmie proszę o podanie ogólnych informacji czy są państwo [pisownia oryginalna] członkami organizacji związkowych, jeśli tak to należy wskazać te organizacje związkowe (należy ogólnie wskazać bez danych personalnych osób, w których organizacjach związkowych są państwo zrzeszeni). Informacja ta jest potrzebna do wszczęcia procedury zmierzającej do zmiany Regulaminu Pracy SO w Toruniu. Proszę o informacje w terminie 7 dni.
Obie cechy mogą mieć znaczenie dla zmiany regulaminu pracy (choć inne znaczenie). W pierwszym przypadku Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1153) przewiduje choćby prawo do zwolnień od pracy w dniach świąt na czas obchodzenia świąt religijnych niebędących dniami ustawowo wolnymi od pracy. Pracodawca może więc chcieć zaplanować organizację pracy i zbadać skalę zjawiska. W drugim przypadku Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 263 z późn. zm.) oraz Kodeks pracy przewidują dla organizacji związkowych prawo do uzgadniania zmian regulaminów pracy. W obu przypadkach przynajmniej teoretycznie, pracodawca mógłby powoływać się na potrzebę pozyskiwania takich danych.
Nie jest jednak możliwe swobodne pozyskiwanie takich danych przez pracodawców.
„Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby” (art. 9 ust. 1 RODO).
„Korzystając z wolności sumienia i wyznania obywatele mogą w szczególności […] zachowywać milczenie w sprawach swojej religii lub przekonań” (art. 2 pkt 5 g.w.s.w).
Proponuję przeprowadzenie eksperymentu myślowego, w którym w piśmie Prezesa Sądu Okręgowego w Toruniu podmienia się przynależność do związku zawodowego na inne cechy osobowe wymienione w RODO, takie jak np. poglądy polityczne, zdrowie, orientacja seksualna. Wszystkie oczywiście anonimowo.
Podobny eksperyment myślowy zaproponowałem w czasie rozmowy z Prezesem tego sądu.
Można pójść w jeszcze bardziej wyrazistą analogię:
Uprzejmie proszę o podanie ogólnych danych, jakiej są Państwo orientacji seksualnej/na jakie choroby przewlekłe Państwo chorują (należy wskazać ogólnie, bez danych personalnych osób).
W pytaniach skierowanych do Sądu Okręgowego w Toruniu zwróciliśmy się o udzielenie odpowiedzi na to, czy naprawdę takie pismo zostało wystosowane do zatrudnionych. Ponadto, w jakim trybie i na jakich podstawach prawnych prezes sądu pozyskuje przedmiotowe dane, w jakim celu? Czy działa jako osoba wykonująca czynności z zakresu prawa pracy, czy jako sąd w rozumieniu przepisów ustaw o badaniu reprezentatywności, czy prezes nie widziałby również nic niestosownego, gdyby pytał o inne dane określone w art. 9 ust. 1 RODO.
Prezes SO Toruń pyta o przynależność związkową
W odpowiedzi Prezes Sądu potwierdza, że pismo to zostało skierowane, jak wyżej wskazano, do dwóch grup zawodowych, to jest: asystentów sędziów i specjalistów OZSS Sądu Okręgowego w Toruniu, odnośnie do których prezes sądu jest zwierzchnikiem służbowym. Poniżej zamieszczamy odpowiedź na nasze pytania.
Przede wszystkim zdaniem prezesa zacytowany przepis RODO nie ma zastosowania. – Prezes sądu wskazał, że oczekuje informacji ogólnych i nie mają one zawierać danych personalnych osób. Podał również, w jakim celu konieczne jest pozyskanie przez zwierzchnika służbowego ogólnych informacji. Wobec powyższego sugestie dotyczące naruszenia RODO są nieuzasadnione – czytamy w odpowiedzi.
Jednocześnie Prezes Sądu na końcu pisma poinformował nas, że przypadku stwierdzenia nierzetelności w przekazaniu informacji czytelnikom będzie rozważała skorzystanie z ochrony prawnej przewidzianej w przepisach prawa.
Ta sytuacja i wcześniejsze, które miały miejsce w tym sądzie, rodzą wiele pytań, które wymagają zasygnalizowania. Faktem jest, że informacje o przynależności związkowej są chronione na równi z innymi cechami osobistymi opisanymi w zacytowanym przepisie RODO. Faktem jest także to, że pracodawca zawsze jest na pozycji silniejszej wobec pracowników i wszelkie zapewnienia o anonimowości informacji winny podlegać szczególnemu rozważeniu. Najważniejsze jest jednak pytanie o cel pozyskiwania tych danych. Określenie celu stanowi fundament porządku prawnego. Jaki jest zatem cel pozyskiwania tego typu informacji? Z pisma dowiadujemy się, że jest nim „zmierzanie do zmiany regulaminu pracy”. Odpowiedź organu władzy tego sądu poprzestaje na tak ogólnym stwierdzeniu. Można się domyślać, że chodzi o ustalenie kręgu organizacji związkowych, które uprawnione są lub będą w przyszłości do uzgadniania treści zmian. Na to wskazują także zdarzenia z niedalekiej przeszłości. Musimy się więc nieco cofnąć w czasie.
Sąd ten zwrócił się do organizacji związkowych z projektem zmian regulaminu pracy, który miał zmodyfikować godziny pracy. Nie czekając na zakończenie procedury uzgodnień sędzia Barbara Wiśniewska, pełniąc funkcję Prezesa Sądu Okręgowego w Toruniu w piśmie skierowanym 18 maja 2020 r., zażądała „niezwłocznego złożenia wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy przez pracowników, wskazując, że uzasadnieniem są prowadzone rokowania ze związkami zawodowymi ws. zmiany regulaminu prac. Tak wynika z pism kierowanych przez „S” sądową. Następnie zagrożono pracownikom negatywnymi skutkami za niezłożenie takiego wniosku w postaci konsekwencji przy przyznawaniu nagród oraz obniżaniu okresowych ocen kwalifikacyjnych. Mówimy o dobrowolnych wnioskach, które mogą składać pracownicy ze względu na swoje różne sytuacje życiowe. W tej sprawie zareagowała MOZ NSZZ „Solidarność” Pracowników Sądownictwa i Prokuratury, która wystąpiła z pismami do prezesa sądu, a w konsekwencji ze skargą do prezesa sądu nadrzędnego z wnioskiem o skierowanie sprawy do rzecznika dyscyplinarnego.
Czytaj więcej: SKARGA PRZEKAZANA RZECZNIKOWI DYSCYPLINARNEMU SĘDZIÓW – PREZES SĄDU OKRĘGOWEGO W TORUNIU
Zdaniem związkowców działania te zmierzały do omijania przepisów prawa pracy oraz stanowiły wymuszanie składania dobrowolnych wniosków i grożenia negatywnymi konsekwencjami.
Czytaj więcej: SĄD OKRĘGOWY W TORUNIU: WNIOSKI DOBROWOLNIE-PRZYMUSOWO
Zmiany wprowadzone w regulaminie pracy zostały uznane przez związki zawodowe za wprowadzone z pominięciem przepisów prawa, co zakończyło się zawiadomieniem Państwowej Inspekcji Pracy. Wyniki jej kontroli nie są jeszcze znane, jednak kolejne działania prezesa sądu mogą wskazywać na to, że inspekcja podzieliła zdanie związków zawodowych, co do nieprawidłowego sposobu zmodyfikowania regulaminu pracy. O tym będziemy informowali po otrzymaniu stosownej dokumentacji.
Na początku lipca Prezes Sądu Okręgowego w Toruniu zwrócił się do „S” o wskazanie, czy organizacja była reprezentatywna wg stanu na ok. trzy miesiące wstecz. W odpowiedzi na to pismo związkowcy zwrócili się o wskazanie, jakich rokowań dotyczy to pytanie, gdyż dotyczy ono daty wstecznej, a bez tej informacji nie sposób ustalić, który próg reprezentatywności występujący w przepisach interesuje pracodawcę. Reprezentatywność analizuje się bowiem wyłącznie w odniesieniu do konkretnych rokowań, a nie jako cechę abstrakcyjną lub stałą. Organizacja związkowa odpowiedzi nie otrzymała.
Czytaj więcej: Spór o pracę zmianową w sądzie – związek chce „dyscyplinarki” dla prezesa
Zaniepokojenie kierowanymi pytaniami o przynależność związkową zgłosili związkowcom pracownicy. Jeżeli bowiem określenie celu jest fundamentem porządku prawnego, a jednocześnie sąd jako organ władzy publicznej działa na podstawie prawa i w jego granicach, to z pewnością winien wykazać podstawę prawną podejmowanych przez siebie procedur. Z pisma skierowanego do pracowników wynika, że celem jest procedura zmiany regulaminu pracy. Jednakże rodzą się tutaj kolejne wątpliwości. Po pierwsze pracodawca pytał związkowców o reprezentatywność, jednocześnie nie wskazując koniecznych informacji do udzielenia odpowiedzi, a na ich pytania nie zareagował. Po drugie w istniejącym ładzie prawnym określone są już procedury, więc prezes sądu nie może tworzyć własnych. Procedury istniejące gwarantują zabezpieczenie przed uzyskaniem przez pracodawców informacji o przynależności związkowej pracowników. Droga do celu jest już zatem określona w ustawach i nie jest nią robienie wewnętrznych sond przez pracodawców. Dodatkowo sąd jest organem władzy publicznej i może działać wyłącznie na podstawie i w granicach prawa. Kierując się taką logiką myślową, należy zatem postawić sobie pytanie, jaki ma cel pracodawca zadający takie pytania pracownikom? Związkowcy, mając na uwadze dotychczasowe działania nakierowane na składanie dobrowolnych wniosków pod groźbą obniżania nagród i ocen mają obawy – miejmy nadzieję, że niesłuszne – że celem może być zaburzenie poczucia bezpieczeństwa pracowników.
Warto zwrócić też uwagę na jeszcze jedną kwestię wskazującą na nieuzasadnione robienie sond przez prezesa sądu. Zgodnie z przepisami zakładowa organizacja związkowa reprezentuje zbiorowe interesy wszystkich pracowników – zrzeszonych i niezrzeszonych. Jej działalność dotyczy całości zakładu pracy. Jakiekolwiek wyniki swojej sondy uzyskałby prezes sądu – nie mają one najmniejszej wartości prawnej. Sonda skierowana została do wybranych grup zawodowych, pracownicy mogą na nią nie odpowiedzieć lub odpowiedzieć w dowolny sposób, który nie musi pokrywać się z rzeczywistością. Dodatkowo zwracam uwagę, że pomimo sformułowania pisma jako prośby jednak znajduje się w nim sformułowanie, że „należy wskazać” swoją przynależność.
Odpowiedź na nasze pytania nie zawierała informacji o podstawach prawnych pozyskiwania danych o przynależności związkowej. W czasie rozmowy telefonicznej prezes sądu poinformował, że swoje działania konsultował z wizytatorem ds. prawa pracy oraz sędzią z sądu pracy. Należałoby się zastanowić, czy sędziowie mogą wydawać opinie prawne lub udzielać porad prawnych, ale to wykracza poza zainteresowania niniejszego tekstu. Zwróciliśmy się dodatkowo pocztą elektroniczną o pilne wskazanie podstaw prawnych. – Informuję, że podstawą prawną działania prezesa jako reprezentanta pracodawcy SO w Toruniu w stosunku do 2 grup zawodowych (asystentów sędziów i pracowników OZSS) jest art. 22 par.1 pkt 1 ppkt b ustawy z 27 lipca 2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. 2020.365). Pracodawca ma prawo wystąpić z inicjatywą zmiany Regulaminu pracy jako organ, który wprowadził Regulamin pracy (dział IV, rozdział IV Kodeksu pracy). Aktualnie analizowana jest możliwość zmiany Regulaminu pracy w stosunku do 2 grup zawodowych w SO w Toruniu (w odniesieniu, do których prezes jest zwierzchnikiem służbowym i reprezentantem pracodawcy). Pozyskanie informacji było konieczne, aby niewadliwie przeprowadzić procedurę ewentualnej zmiany Regulaminu pracy – odpowiedział pisemnie prezes sądu.
Nie uzyskaliśmy informacji o podstawach prawnych formy pozyskiwania informacji i ustalania związków uczestniczących w rokowaniach ani tego, w jaki sposób działania te – mimo istniejących w przepisach procedur – wiążą się z niewadliwym przeprowadzeniem procedury zmiany regulaminu pracy. W rozmowie telefonicznej prezes sądu poinformował, że wszystkich informacji udzielono pisemnie i nie ma czasu rozmawiać. Prezes jest bardzo zajętą osobą. W swojej odpowiedzi do związkowców, którzy dopytywali o sprawę zmuszania do składania wniosków o indywidualny czas pracy także odpowiedziała, że ze względu na ilość obowiązków dalszej korespondencji nie będzie prowadziła. Odpowiedź – z logicznego punktu widzenia wskazuje – że albo dotychczasowa procedura zmian regulaminu była nieprawidłowa (co starały się tłumaczyć związki zawodowe), albo planowana jest nowa, ale jeszcze nie został związkom przekazany projekt. Może warto jednak wsłuchać się w argumenty związków zawodowych, skoro z czasem okazują się trafne?
MOZ NSZZ „Solidarność” Pracowników Sądownictwa i Prokuratury nie otrzymała od Sądu Okręgowego w Toruniu innych pism dotyczących pozyskania niezbędnych informacji. Organizacja ta zapewnia, że dane o przynależności związkowej chroni w sposób szczególny. Informacji o ilości członków udziela pracodawcom w terminach i w zakresie określonym w przepisach prawa – na podstawie rejestru członków. Zawsze jednak w formie szanującej prywatność pracowników. Pracownicy w zakładach pracy, w których narażani są na represje ze względu na przynależność związkową, zachęcani są do opłacania składek związkowych bezpośrednio na rachunek organizacji związkowej – z pominięciem pracodawcy.
